Firmenwagen oder Dienstwagen: Im Überblick
Dienstwagen und Firmenwagen sind zwei Begriffe, die das Gleiche meinen: Es handelt sich um ein Fahrzeug, das vom Arbeitgeber oder von einem Selbstständigen angeschafft und bei ausreichend geschäftlicher Nutzung zum Betriebsvermögen gezählt wird. Es kann zum Transport von Waren sowie zur Beförderung von Personen verwendet werden. Bei entsprechenden Vereinbarungen ist auch eine private Nutzung möglich.
Firmenwagen – eine Definition
Ein Firmenwagen gilt immer genau dann als Firmenwagen, wenn er dem Betriebsvermögen zugerechnet werden kann. Das ist der Fall, wenn die Nutzung für geschäftliche Zwecke bei mehr als 50 Prozent liegt. Die Wege zwischen Wohnung und Arbeitsstätte werden dabei zu den betrieblichen Fahrten gezählt. Doch auch, wenn die geschäftliche Nutzung unter 50 Prozent, aber über zehn Prozent beträgt, ist es möglich, das Fahrzeug zum Firmenwagen zu machen.
Der Firmenwagen dient der beruflichen und häufig auch privaten Mobilität des Arbeitnehmers.
Sie haben dann die Option, selbst zu entscheiden, ob es zu Ihrem Privatvermögen oder zum Betriebsvermögen gehören soll. Wenn Sie sich für letzteres entscheiden, handelt es sich um sogenanntes gewillkürtes Betriebsvermögen.
Was ist bei einem Dienstwagen zu beachten?
Arbeitgeber stellen ihren Angestellten häufig Dienstwagen zur Verfügung, die sie auch privat nutzen dürfen. Dabei handelt es sich aus der Sicht des Gesetzgebers um eine Art der Bezahlung, die entsprechend versteuert werden muss. Der Arbeitnehmer erhält einen sogenannten geldwerten Vorteil. Dieser kann auf zwei verschiedene Arten erfasst und versteuert werden:
- Bei der Ein-Prozent-Methode müssen Arbeitnehmer pro Monat pauschal ein Prozent des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs ansetzen. Hinzugerechnet werden 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises pro Kilometer des Arbeitsweges von der Wohnung bis zur ersten Betriebsstätte.
- Alternativ kann ein Fahrtenbuch geführt werden, in dem akribisch alle betrieblichen und geschäftlichen Fahrten festgehalten werden und das tatsächliche Verhältnis zwischen ihnen ermittelt wird. Bedenken Sie aber, dass das Finanzamt hohe Anforderungen an ein Fahrtenbuch hat. Wenn es zu Lücken und Unregelmäßigkeiten kommt, können die Aufzeichnungen verworfen und nachträglich die Ein-Prozent-Regelung angewendet werden.
Hinweis: Elektrofahrzeuge werden durch die Ein-Prozent-Regelung besonders begünstigt. Anstatt einem werden nur ein halbes oder sogar bloß ein viertel Prozent des Bruttolistenpreises angerechnet.
Ein-Prozent-Regelung oder Fahrtenbuch – was ist besser?
Viele Arbeitgeber und Arbeitnehmer fragen sich, für welche Art der Berechnung des geldwerten Vorteils sie sich entscheiden sollen. Eine pauschale Antwort gibt es nicht. Grundsätzlich ist das Fahrtenbuch vorteilhafter, wenn der Dienstwagen zu weniger als 50 Prozent privat genutzt wird. Bei einer ausgeglichenen Nutzung lohnt sich aber häufig schon die Ein-Prozent-Regelung, wobei es hierbei auch immer auf den Listenpreis ankommt. Besonders teure Fahrzeuge treiben den geldwerten Vorteil bei der pauschalen Abrechnung schnell nach oben.
Wie teuer ist der Dienstwagen für den Arbeitnehmer?
Welche Kosten durch die Nutzung für den Arbeitnehmer anfallen, ist von Fall zu Fall unterschiedlich. Zunächst einmal kommt der Arbeitgeber für die Anschaffung und in der Regel auch für die Instandhaltung des Fahrzeugs auf. Der Arbeitnehmer muss mit den folgenden Kostenquellen rechnen:
- Geldwerter Vorteil: Durch den geldwerten Vorteil kann sich die Steuerlast erhöhen. Sie zahlen also gegebenenfalls mehr Einkommenssteuer. Wie hoch sie ausfällt, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Ausschlaggebend bei der Ein-Prozent-Regelung ist vor allem der Bruttolistenpreis des Fahrzeugs.
- Sprit: Häufig übernimmt der Arbeitgeber die Spritkosten für die betriebliche und die private Nutzung. Manchmal wird aber auch vereinbart, dass der Arbeitnehmer das Benzin für die privaten Fahrten selbst zahlen muss. Durch solche Zuzahlungen lässt sich aber der geldwerte Vorteil mindern.
Nicht immer ist ein Dienstwagen für den Arbeitnehmer die günstigere Variante. Deswegen sollten Sie immer genau ausrechnen, wie hoch Ihre steuerliche Belastung wäre und wie viel Geld Sie im Vergleich für ein eigenes Fahrzeug inklusive Versicherungen, Benzin und Instandhaltungen ausgeben würden. Wenn Sie zu dem Schluss kommen, dass ein eigenes Fahrzeug die bessere Option für Ihren Fall ist, können Sie stattdessen um eine Gehaltserhöhung bitten.
Nicht immer ist die private Nutzung erlaubt
Viele Arbeitgeber stellen Ihren Angestellten Dienstwagen zur Verfügung, die sie ausschließlich verwenden dürfen, um damit geschäftliche Fahrten zu erledigen. Sie können damit zu ihren Kunden und Geschäftspartnern fahren. Private Fahrten sind in diesem Fall untersagt. Arbeitnehmer sollten sich unbedingt daran halten. Eine Zuwiderhandlung kann schnell zu einer Abmahnung und schließlich sogar zu einer ordentlichen oder einer außerordentlichen Kündigung führen. Hinzu kommt, dass Sie sich schadensersatzpflichtig machen und eventuell für Abnutzung und Spritkosten aufkommen müssen.
Privatnutzung unbedingt vertraglich festhalten
Damit es weder zu Missverständnissen noch zu Streitigkeiten kommt, sollte die private Nutzung des Firmenwagens im Arbeitsvertrag festgehalten werden. Wenn eine entsprechende Klausel fehlt, dürfen Sie das Fahrzeug theoretisch nur dienstlich nutzen. Gehen Sie deswegen kein Risiko ein und achten Sie darauf, dass die notwendige Formulierung in den Arbeitsvertrag aufgenommen wird. Dort können weitere Details geklärt werden. Zum Beispiel kann der Arbeitgeber festlegen, ob auch Angehörige den Dienstwagen fahren dürfen.
Auf eine ausreichende Absicherung achten
Bei Privatfahrten haften Sie für die Schäden, die Sie am Fahrzeug oder mit dem Fahrzeug verursachen. Üblicherweise schließt der Arbeitgeber eine Kfz-Haftpflicht ab. Informieren Sie sich, ob auch eine Vollkasko vorliegt und stellen Sie gegebenenfalls die Bedingung für den Abschluss einer solchen Versicherung. Sonst bleiben Sie nachher auf den Kosten sitzen.
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