Bewerbermanagement als Hilfe bei der Personalbeschaffung

Die aktuelle Entwicklung am Arbeitsmarkt und der herrschende Fachkräftemangel stellen die Personalverantwortlichen bei der Personalbeschaffung vor große Herausforderungen. Die Digitalisierung hat sich im Personalwesen längst etabliert und kann bei der Personalbeschaffung helfen. Die gute alte Bewerbungsmappe gerät immer mehr in den Hintergrund, da viele Unternehmen die Online-Bewerbung bevorzugen. Eine wichtige Rolle spielt das Bewerbermanagement, das die Suche nach geeigneten Arbeitskräften erleichtert.

Aktuelle Herausforderungen der Personalbeschaffung

Für jedes Unternehmen ist die Personalbeschaffung ein wichtiger Erfolgsfaktor, kommt es doch darauf an, das richtige Personal zu finden. Es gilt, Fluktuation zu vermeiden. Das gelingt, wenn die neuen Mitarbeiter mit ihrer Arbeitsaufgabe und den Arbeitsbedingungen zufrieden sind. Recruiter tragen in einem Unternehmen eine hohe Verantwortung, da sie Mitarbeiter mit dem passenden Profil und der entsprechenden Qualifikation für die zu besetzenden Stellen finden müssen.

Ein Bewerbermanagement, welches durch Software unterstützt wird, deckt im Idealfall alle Prozesse ab, die der Bewerbende durchläuft.

Sind Mitarbeiter unzufrieden und entscheiden sie sich dazu, das Unternehmen zu verlassen, kann das an einer Fehlentscheidung bei der Personalrekrutierung liegen. Der Recruiter hat sich für den falschen Bewerber entschieden. Eine solche Fehlbesetzung führt zu einer schlechten Arbeitsmoral, die sich auf andere Mitarbeiter übertragen kann. Die Folge sind schlechte Arbeitsleistungen und mangelnde Umsätze. Ein Unternehmen ist mit Fehlbesetzungen schlimmstenfalls nicht mehr wettbewerbsfähig.

Das sind die wichtigsten Herausforderungen bei der Personalbeschaffung:

• fehlende Bewerber mit der geforderten Qualifikation
• passive Kandidaten finden, die qualifiziert sind, aber nicht aktiv nach einem Job suchen
• Bewerbungsprozess durch einfache Bewerbungsverfahren als positives Erlebnis für Bewerber gestalten
• Bewerbungsprozess möglichst kurz halten, um schnell die geeignete Besetzung zu finden
• Kostenfaktor und vorhandenes Budget für das Recruiting
• Anforderungen der Bewerber verstehen, was vor allem bei der jungen Generation wichtig ist
• Vorurteile gegen Bewerber, die dazu verleiten, die falsche Entscheidung zu treffen
• Abstimmung mit den beteiligten Teamkollegen bei der Schaltung von Stellenanzeigen und der Auswahl der Bewerber

Was ist ein Bewerbermanagement?

Bewerbermanagement ist eine moderne Methode zur Personalbeschaffung und ist digital gestützt. Es ist zentraler Bestandteil des Personalwesens und umfasst die Rekrutierung und die Auswahl von geeigneten Bewerbern für zu besetzende Stellen in einem Unternehmen. Das Bewerbermanagement schließt Organisation, Verwaltung und Steuerung des gesamten Bewerbungsprozesses ein. Es beginnt mit der Anzeigenschaltung und endet mit der Einstellung des geeigneten Bewerbers.

Das Bewerbermanagement ist entscheidend für einen reibungslosen Ablauf des Bewerbungsprozesses und dafür, dass bei den Bewerbern ein positiver Eindruck vom Bewerbungsprozess und vom Unternehmen entsteht. Die direkte Kommunikation mündlich und schriftlich mit den Bewerbern gehört ebenso dazu wie fachabteilungsübergreifende Vor- und Nachbearbeitung des Bewerbungsprozesses.

Aufgaben des Bewerbermanagements

Zu den wichtigsten Aufgaben des Bewerbermanagements gehören:

• Schalten von Stellenanzeigen auf verschiedenen Portalen und Auswahl der geeigneten Portale
• Sichtung und Verwaltung der eingehenden Bewerbungen
• Auswahl geeigneter Bewerber und Vereinbarung von Terminen für Vorstellungsgespräche
• Organisation und Durchführung von Vorstellungsgesprächen
• Abstimmungsprozesse im Unternehmen
• Entscheidung für den geeigneten Mitarbeiter
• Einarbeitung des neuen Mitarbeiters

Die Hauptaufgabe des Bewerbermanagements besteht in der Auswahl des geeigneten Kandidaten für die ausgeschriebene Stelle. Neben der fachlichen Qualifikation kommt es auch auf die sogenannten Softskills für die offene Stelle an, beispielsweise Belastbarkeit, Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit oder Durchsetzungsvermögen. Der neue Mitarbeiter muss ins Team passen.

Ziele des Bewerbermanagements

Ziel des Bewerbermanagements ist es, den Rekrutierungsprozess so effizient wie möglich zu gestalten und die langfristigen Interessen des Unternehmens mit der Wahl des geeigneten Bewerbers zu unterstützen. Das Bewerbermanagement trägt dazu bei, die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens langfristig zu stärken.

Das sind die Hauptziele des Bewerbermanagements:

• Geeignete Bewerber ansprechen: Um geeignete Bewerber zu finden, müssen ansprechende Stellenanzeigen auf den geeigneten Kanälen geschaltet werden. Auch die Pflege eines positiven Arbeitgeberimages gehört dazu.
• Effiziente Verwaltung der Bewerbungen: Bewerbungen werden systematisch gesammelt, organisiert und verwaltet. Um den Überblick zu behalten, helfen Bewerber-Tracking-Systeme.
• Qualitätssicherung im Bewerbungsprozess: Um die Qualität im Bewerbungsprozess zu gewährleisten, müssen Unternehmensrichtlinien und gesetzliche Bestimmungen eingehalten werden. Standardisierte Auswahlverfahren helfen dabei.
• Einsparung von Zeit und Kosten: Mit Digitalisierung und effizienten Verfahren können der Aufwand und die Kosten für den Bewerbungsprozess reduziert werden.
• Einstellung des geeigneten Kandidaten: Der Kandidat muss zur Unternehmenskultur passen, um die Zufriedenheit auf beiden Seiten zu gewährleisten und zu einem positiven Arbeitsumfeld beizutragen.
• Aufbau eines Talentpools: Das Bewerbermanagement zielt langfristig auf den Aufbau eines Talentpools aus qualifizierten Kandidaten ab, die künftig an einer Beschäftigung interessiert sind und auf die das Unternehmen bei Bedarf zugreifen kann.

Prozess des Bewerbermanagements

Beim Bewerbermanagement geht es darum, den geeigneten Kandidaten für die offene Stelle zu finden. Der Prozess des Bewerbermanagements umfasst daher mehrere Schritte:

• Bedarfsanalyse und Stellenausschreibung
• Sichtung der eingegangenen Bewerbungsunterlagen und Vorauswahl geeigneter Bewerber mit den geforderten Qualifikationen und Fähigkeiten
• Organisation von Vorstellungsgesprächen oder Auswahlverfahren und Vereinbarung von Terminen mit den Bewerbern aus der Vorauswahl
• Assessment-Center oder Fachtests bei Bedarf und persönliche Gespräche mit den verantwortlichen Führungskräften
• Gehalts- und Vertragsverhandlungen und Erstellung des Arbeitsvertrages mit Details wie Arbeitsinhalten, Arbeitsort, Arbeitszeit, Urlaubsanspruch und Gehalt
• Onboarding und Integration des neuen Mitarbeiters, nachdem er den Arbeitsvertrag erhalten hat. Der neue Mitarbeiter wird in das Unternehmen eingeführt und muss in der Abteilung eingearbeitet werden.

Damit der neue Mitarbeiter möglichst schnell in das Unternehmen integriert wird, sollte er einen Mentor und Ansprechpartner zugewiesen bekommen.

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