Exakte Arbeitszeiterfassung: Die Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Die exakte Erfassung der Arbeitszeit ist zu einem festen Bestandteil der Arbeitswelt geworden. Unter dem Begriff Arbeitszeiterfassung werden alle Möglichkeiten, das täglich vorgeschriebene Arbeitspensum zu dokumentieren, zusammengefasst. Aus der Erfassung der vertraglich geschuldeten Arbeitspflicht von Arbeitnehmern ergeben sich zahlreiche Vorteile und damit eine Win-win-Situation für Arbeitgeber und Angestellte. 

Wie muss die Arbeitszeiterfassung erfolgen?

Arbeitgeber sind zur Erfassung der Arbeitszeit verpflichtet. In § 3, Absatz 2 Nr.1 des Arbeitsschutzgesetzes ist vermerkt, dass Arbeitnehmer in der Pflicht sind, ein System zur exakten Erfassung der geleisteten Arbeitszeit einzuführen. Entsprechende Eckpunkte der Umsetzung der Arbeitszeiterfassung wurden im Dezember 2022, angelehnt an ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom September 2022, konkretisiert.

Tastatur mit der Taste "working hours"

Exakte Arbeitszeiterfassung bedeutet, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter minutengenau zu erfassen, einschließlich Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit sowie Pausen.

Demnach sind Arbeitgeber in der Pflicht, den Beginn und das Ende der Arbeitszeit, die Pausenzeiten und die Überstunden korrekt zu erfassen. Es ist zulässig, die Erfassung der Arbeitszeit den Beschäftigten zu übertragen. Es können analoge wie digitale Aufzeichnungsmethoden zur Anwendung kommen.

Die geeignete Methode der Arbeitszeiterfassung kann von verschiedenen Faktoren abhängig gemacht werden. Dazu zählen die Größe des Unternehmens, die jeweilige Branche, das Arbeitszeitmodell oder der Stand der Digitalisierung im Unternehmen.

Folgende Modelle der Arbeitszeiterfassung sind allgemein geläufig:

  • Stationäre Systeme: Die Beschäftigten nutzen Terminals und melden sich mithilfe von Karten, Chips, Smartphone oder Fingerabdruck an und ab.
  • Stempeluhr: Die Erfassung mittels klassischer Stempeluhren ist rechtens, wird allerdings in Zeiten der Digitalisierung immer rarer.
  • Manuelle Erfassung: In kleineren Firmen oder bei geringfügig Beschäftigten ist es häufig üblich, dass die Arbeitszeit handschriftlich in Form von „Stundenzetteln“ erfasst wird. Besonders in der Baubranche findet diese Methode häufig Gebrauch.
  • Excel-Tabelle: Werden die Arbeitszeiten in eine Excel-Tabelle eingetragen, besteht eine hohe Fehlerquote. Die mangelnde Kontrollmöglichkeit und mögliche Manipulationen sprechen ebenfalls gegen diese Methode.
  • Desktop oder Smartphone: Soll die Arbeitszeit im Home-Office oder an Telearbeitsplätzen erfasst werden, kann dies über eine Aufzeichnung am Computer oder per App über das Smartphone erfolgen.

Was passiert, wenn keine Arbeitszeit erfasst wird?

Wer trotz der geltenden Pflicht die Arbeitszeit im Unternehmen nicht erfasst, muss mit arbeitsrechtlichen Sanktionen rechnen und unter Umständen Bußgelder zahlen.

Tipp: Die Sanktionen müssen sich nicht allein gegen den Arbeitgeber richten, sondern werden auf Arbeitnehmer umgelegt, sofern ihnen die Aufzeichnungspflicht übertragen wurde.

Verstöße gegen die Bestimmungen des Arbeitsschutzgesetzes führen nicht unmittelbar zu einer Bußgeldzahlung. Erlässt die Arbeitsschutzbehörde allerdings eine vollziehbare Anordnung und der Arbeitgeber kommt dieser nicht nach, liegt eine Ordnungswidrigkeit vor. Diese kann Bußgelder in Höhe von bis zu 30.000 Euro zur Folge haben.

Hinweis: Vollziehbare Anordnungen kommen einer befristeten Handlungsaufforderung gleich. Der Arbeitgeber muss innerhalb einer zeitlichen Frist der versäumten Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit nachkommen und die entsprechenden Vorgaben für die Umsetzung erfüllen.

Verstößt der Arbeitgeber wissentlich gegen die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung, können der Betriebsrat oder die Beschäftigten selbst die Arbeitsschutzbehörde einschalten.

Ist die minutengenaue Zeiterfassung Pflicht?

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung wurde durch das im Jahre 2019 erlassene „Stechuhr-Urteil“ des Europäischen Gerichtshofes auf den Weg gebracht. Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 für die Umsetzung gesorgt. Seither ist es Pflicht, die Arbeitszeiten der Beschäftigten zu erfassen, und zwar minutengenau.

Es stellt sich die Frage, wie der Begriff in diesem Kontext zu definieren ist. Die minutengenaue Erfassung der Arbeitszeit schließt die exakte Dokumentation von Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit ein. Folglich ist es nicht mehr regelkonform, wenn Arbeitszeiten nur im Stundentakt, im 15-Minuten-Takt oder im 5-Minuten-Takt erfasst werden. Es muss ein System implementiert werden, welches keine Lücken lässt und den Arbeitsbeginn, das Arbeitsende sowie die Pausenzeiten und Überstunden minutengenau dokumentiert.

Die Vor- und Nachteile der Arbeitszeiterfassung für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Durch die exakte Arbeitszeiterfassung sollen die Rechte der Arbeitnehmer gewahrt werden und faire Arbeitsbedingungen herrschen.

Zusammengefasst bringt die Arbeitszeiterfassung dem Arbeitnehmer eine Reihe von Vorteilen:

  • Arbeitnehmerrechte werden geschützt: Die minutengenaue Erfassung der Arbeitszeit besitzt für den Beschäftigten eine Schutzfunktion. Da die tatsächliche Arbeitszeit genau erfasst wird, soll einem Verstoß gegen die gesetzlich vorgeschriebene Höchstarbeitszeit entgegengewirkt werden.
  • Faire Vergütung: Die lückenlose Arbeitszeiterfassung unterstützt faire und transparente Vergütungsmodelle. Überstunden werden minutengenau erfasst und daher auch entsprechend entlohnt. Dadurch kann unbezahlte Mehrarbeit verhindert werden.
  • Sicherung der Rechte des Arbeitnehmers: Wenn die Arbeitszeit exakt erfasst wird, kommt es nicht vor, dass bei Streitigkeiten bezüglich Überstunden Aussage gegen Aussage steht. Der Arbeitszeitnachweis liefert eine verlässliche Beweisgrundlage.
  • Optimierung von Arbeitsabläufen: Die genaue Erfassung der Arbeitszeit liefert auch statistisch betrachtet wertvolle Hinweise. Werden Arbeitszeiten analysiert, lassen sich Arbeitsabläufe optimieren und damit die Effizienz der Arbeitsleistung verbessern.

Auch Arbeitgeber sind durch die Erfassung der Arbeitszeit im Vorteil. Sind die Arbeitsstunden genau bekannt, können Ressourcen optimiert werden. Arbeitgeber wissen, wann welche Beschäftigten gebraucht werden. Dadurch können Über- oder Unterbeschäftigung vermieden werden.

Die exakte Arbeitszeiterfassung vereinfacht die Kostenkontrolle im Unternehmen. Da auch die Überstunden erfasst werden, besteht Transparenz und es entstehen keine unvorhergesehenen Kosten.

Beiden Seiten zugutekommt, dass die korrekte Erfassung der Arbeitszeit bei den Beschäftigten Vertrauen schafft. Die Arbeitnehmer sind motiviert und fühlen sich akzeptiert und ernst genommen. Die offene und freundliche Arbeitsumgebung kann langfristig das Betriebsklima verbessern und die Bindung der Beschäftigten an das Unternehmen stärken. 

Bildquelle: depositphotos.com

Das könnte dich auch interessieren …