Zeiterfassung – Definition und Erklärung

Jeder Arbeitnehmer kommt bei der Aufnahme einer Arbeitsstelle mit dem Thema Zeiterfassung in Berührung. Leider ist nicht jedem klar, was diese eigentlich bedeutet und dass Arbeitnehmer und -geber an gewisse Pflichten gebunden sind. Nach wie vor wird sie vor allem von vielen als Mittel zur Kontrolle angesehen. Doch gibt es durchaus gute Gründe eine geregelte Zeiterfassung sicherzustellen.

Was ist die Zeiterfassung?

Prinzipiell geht es bei der Zeiterfassung darum, die eigentliche Arbeitszeit eines Beschäftigten zu dokumentieren. Dabei ist es unerheblich, ob dieser in einem Minijob, in Teil- oder Vollzeit beschäftigt ist.

Innerhalb mancher Branchen, wie zum Beispiel im Gaststättengewerbe, war sie bereits seit längerem Pflicht. Seit dem 13. September 2022 ist es auch in allen anderen Unternehmen gesetzlich vorgegeben, dass ein Unternehmer zur Zeiterfassung der Arbeitszeiten verpflichtet ist. Eine Überarbeitung des Zeiterfassungsgesetzes steht derzeit zwar noch aus, doch arbeitet die Bundesregierung bereits an einer Veränderung der bestehenden Gesetze. 

Die präzise Zeiterfassung kann hilfreich für die Effizienz und Transparenz in Unternehmen sein.

In erster Linie wird die Zeiterfassung von vielen Arbeitnehmern als Kontrolle durch den Arbeitgeber aufgefasst. Doch es steckt noch viel mehr dahinter. Dies zeigt sich vor allem in Bezug auf die monatliche Gehaltsabrechnung. Sofern der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber kein fest vereinbartes Gehalt ausgezahlt bekommt und stattdessen nach geleisteten Stunden bezahlt wird, dient die genaue Zeiterfassung einer besseren Übersicht und erleichtert die Erstellung der monatlichen Abrechnung.

Daneben ist sie selbstverständlich auch ein gutes Mittel für den Arbeitgeber, um zu überprüfen, ob der Arbeitnehmer den im Arbeitsvertrag vereinbarten Arbeitsstunden nachkommt.

Gut zu wissen: Aktuell steht die Überarbeitung des Zeiterfassungsgesetzes nach wie vor in der Schwebe. Ist es jedoch erst einmal beschlossen, wird ein Verstoß als Ordnungswidrigkeit behandelt, der gleichzeitig mit einem Bußgeld von bis zu 30.000 Euro geahndet werden kann.

Wie genau muss die Arbeitszeit erfasst werden?

Damit eine Zeiterfassung so umfangreich und korrekt wie nur möglich ausfällt, ist es wichtig zu wissen, was genau verzeichnet werden muss. Zunächst eine Begriffserklärung: Die sogenannte Arbeitszeit umfasst die Zeit, die zwischen Arbeitsbeginn und Arbeitsende vergeht. Innerhalb Deutschlands sind dies in der Regel nicht mehr als acht Stunden.

Wie es sich mit der wöchentlichen Arbeitszeit verhält, hängt vom Arbeitgeber und der jeweiligen Branche ab. In vielen Fällen müssen sich die Arbeitgeber hierbei jedoch an gesetzlich festgelegte Tarifverträge halten. Die durchschnittliche wöchentliche Arbeitszeit liegt derzeit bei 40 Stunden im Rahmen eines Vollzeitjobs.

Hierbei wird jedoch ein wichtiges Detail missachtet: Zur Arbeitszeit gezählt werden ausschließlich Tätigkeiten, die auch Teil des auszuübenden Jobs sind. Was genau dazu gehört oder nicht, ist fest vorgegeben. So gehören beispielsweise Kaffee- oder Frühstückspausen, Raucherpausen oder Weiterbildungsmaßnahmen auf freiwilliger Basis nicht zur Arbeitszeit.

Andere Tätigkeiten dagegen werden fest zur Arbeitszeit gezählt. Hier zu nennen sind:

• Umziehzeiten
• Toilettenpausen
• Fort- und Weiterbildungen, die seitens des Arbeitgebers angeordnet wurden
• Überstunden

Wie die eigentliche Zeiterfassung abläuft, ist von Betrieb zu Betrieb unterschiedlich. In vielen Unternehmen werden heutzutage digitale Zeiterfassungssysteme verwendet, bei denen der Arbeitnehmer beim Betreten und Verlassen des Unternehmens zum Beispiel eine Chipkarte einlesen muss. In anderen Betrieben werden nach wie vor sogenannte Stundenzettel vom Arbeitnehmer erstellt, die am Ende des jeweiligen Monats beim Arbeitgeber eingereicht werden müssen. Die Delegation zur Zeiterfassung seitens des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer ist gesetzlich erlaubt und dabei völlig legitim.

Zudem kann ein spezieller Arbeitszeitrechner verwendet werden, um eine korrekte Berechnung sicherzustellen. Dieser benötigt ausschließlich die jeweiligen Daten zum Beginn und Ende der Arbeitszeit sowie die Information, wann der Beschäftigte eine Pause eingelegt hat.

Verwendet ein Betrieb die Möglichkeit zur elektronischen Zeiterfassung, ist es wichtig, dass das jeweilige System nicht nur eine tägliche Verzeichnung der jeweiligen Arbeitszeiten ermöglicht. Gleichzeitig muss es dazu in der Lage sein, gesetzliche Regelungen zum Erhalt des Datenschutzes sicherzustellen.

Wer ist von der Zeiterfassung befreit?

Seit 2022 sind Unternehmen generell dazu verpflichtet, eine Dokumentation der Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten zu erfassen. Zwar gibt es nach wie vor die Option, eine Vertrauensarbeitszeit zu vereinbaren, doch wirklich befreit sind die Beschäftigten nicht. Denn auch sie müssen ihre Arbeitszeiten dokumentieren, selbst wenn sie die Möglichkeit haben, einer freien Zeiteinteilung nachzugehen oder ihre Arbeit sogar per Homeoffice zu erledigen.

Von der Erfassung der Arbeitszeiten sind aktuell innerhalb Deutschlands lediglich leitende Angestellte befreit. Hierbei ist jedoch unbedingt zu beachten, dass nicht jede Führungskraft auch als leitender Angestellter eingestuft wird. Um hier die korrekte Handhabung der Vorgehensweise zur Zeiterfassung sicherzustellen, ist eine Überprüfung des jeweiligen Einzelfalls empfehlenswert.

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