Lohn- und Gehaltsabrechnungen rechtssicher erstellen

Arbeitgeber haben gewisse Pflichten und eine davon ist die monatliche Erstellung der Lohnabrechnung. Diese ist jedem Mitarbeiter auszuhändigen, selbst wenn von diesen nur ein flüchtiger Blick darauf geworfen wird. Doch jeder sollte sich der Wichtigkeit der Lohnabrechnung bewusst sein, da sie z. B. als Einkommens- und Abgabennachweis gegenüber dem Finanzamt dient. Zugleich bedeutet dies für den Arbeitgeber, dass er verpflichtet ist, die Lohnabrechnung korrekt auszustellen.

Rechtssichere Lohn- und Gehaltsabrechnungen mit einem Lohnprogramm

Unternehmen sind verpflichtet, die Lohn- und Gehaltsabrechnungen schnell und rechtssicher zu erstellen und dafür ist ein Lohnprogramm hilfreich. Durch die Software wird das monatliche Entgelt der Mitarbeiter berechnet und die einzelnen Lohnabrechnungen werden erstellt. Ein gutes Programm wie die Lohnkostenabrechnung weist im Idealfall alle relevanten Schnittstellen (ELSTER, Datev etc.) auf und ist zugleich mit dem Online-Banking verknüpft, sodass die Bezahlung der Löhne und Gehälter erleichtert wird. Gerade für kleine Betriebe sind die Nutzerfreundlichkeit und der Preis ein entscheidender Aspekt.

Lohn- und Gehaltsabrechnung erstellen

Unterschied zwischen Lohn- und Gehaltsabrechnung

Oft wird die Lohnabrechnung mit der Gehaltsabrechnung in einen Topf geworfen und die beiden Begriffe werden als Synonym verwendet. Dies ist jedoch nicht korrekt, denn es handelt sich nicht um das Gleiche. Gehalt beschreibt die Summe, die ein Mitarbeiter fest erhält und die nicht abhängig ist von den geleisteten Arbeitsstunden. Bei der Lohnabrechnung wird der Arbeitnehmer für die geleisteten Arbeitsstunden, die er im Monat geleistet hat, „entlohnt“. Daher kann die Höhe variieren.

Lohn- und Gehaltssoftware – den Aufwand der Verwaltungsaufgaben minimieren

Viele kleine und mittelständische Unternehmen übergeben die monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen dem Steuerberater, was mit zusätzlichen Kosten verbunden ist. Die Abrechnungen selbst zu erstellen, bringt viele Vorteile mit sich. Mit einer Lohnkostenabrechnungs-Software erhalten Unternehmen nicht nur einen besseren Überblick über die Personalangelegenheiten, sondern sind in der Lage Fragen der Mitarbeiter*innen zur Abrechnung souverän zu beantworten.

Hinzu kommt, dass sich die Abrechnungen flexibler gestalten. Denn kurzfristige Änderungen wie bspw. Ausscheiden eines/r Mitarbeiter*in, Krankheit oder Urlaub stellen so kein Problem mehr dar. Zudem wird Zeit und Geld gespart und nicht nur der Aufwand der Kommunikation mit dem Lohnbüro oder dem Steuerberater. Denn eine Lohnabrechnung mit einer Software ist erheblich günstiger.

Dokumente digitalisieren, Berichte automatisieren & Ausgaben überprüfen

Eine gute Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung kann zudem noch viel mehr:

• Verwaltung und dem Teilen aller Informationen
• Mitarbeiterentwicklung im Auge zu behalten
• Mitarbeiter-Zeiterfassung
• Verwaltung der Arbeitsschichten

Denn alle Dokumente werden in einer digitalen Personalakte verwaltet, womit der Überblick über alle Daten der Mitarbeiter*innen gegeben ist. Weitere Einkommensformen, wie z. B. ein Firmenwagen, Urlaubsgeld und Weihnachtsgeld oder eine Provision sollten ebenso mit angegeben werden können.

Neben der Verwaltung und dem Teilen aller Informationen, die sich auf die Lohn- und Gehaltskostenabrechnung des Unternehmens auswirken, ist es möglich, die Mitarbeiterentwicklung im Auge zu behalten. So ist es möglich besser, Entscheidungen zu treffen. Dabei hilft zudem die Mitarbeiter-Zeiterfassung, die Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung sowie die Verwaltung der Arbeitsschichten.

Kurz gesagt, eine gute Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung sorgt dafür, dass der Prozess der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu 100 Prozent passt. So kann man bei folgenden Rechenschritten viel Zeit sparen. Ebenso wie die Software auch alle wichtigen Felder für die Bescheinigung zusammenträgt, die digital hinterlegt wurden.

Wie wird eine Entgeltabrechnung errechnet?

Laufende Bezüge (Gehalt, Wochenlohn, Monatslohn und Stundenlohn)
+ geldwerte Vorteile/Sachbezüge
+ Vermögenswirksame Leistungen des Arbeitgebers
+ betriebliche Altersvorsorge (Leistungen des Arbeitgebers)
= Gesamtbrutto

– Betriebliche Altersvorsorge (sozialversicherungsfreie Beträge)
= Sozialversicherungsbrutto (das beitragspflichtige Arbeitsentgelt)

– Steuerfreibeträge
– Betriebliche Altersvorsorge (steuerfreier Betrag, soweit nicht schon vom Sozialversicherungsbrutto abgezogen)
= Steuerbrutto (das steuerpflichtige Arbeitsentgelt)

– Lohnsteuer
– Kirchensteuer von der Lohnsteuer
– Solidaritätszuschlag von der Lohnsteuer
– Krankenversicherung Arbeitnehmer-Anteil
– Rentenversicherung Arbeitnehmer-Anteil
– Arbeitslosenversicherung Arbeitnehmer-Anteil
– Pflegeversicherung Arbeitnehmer-Anteil
– Beitragszuschlag Pflegeversicherung
= Nettoarbeitsentgelt nach Abzug der Steuern und Pflichtbeiträge vom Gesamtbrutto

– Sachbezüge
– Vermögenswirksame Leistungen des Arbeitnehmers
– Persönliche Abzüge (Vorschuss, Pfändung, Tilgung Arbeitgeberdarlehen)
+ Steuer- und sozialversicherungsfreie Aufwandsentschädigungen
= Auszahlungsbetrag / Überweisung an den Arbeitnehmer

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