Homeoffice einrichten: von der technischen Ausstattung bis zu den Büromöbeln
Immer mehr Menschen arbeiten zumindest teilweise im Homeoffice. So sparen sie sich lange Anfahrtswege und können mehr Zeit mit der Familie verbringen. Eine wichtige Voraussetzung hierfür ist ein ruhiger und funktionaler Arbeitsplatz. Optimalerweise sollte er sich in einem separaten Raum befinden, sodass einem ungestörten Arbeitstag nichts im Weg steht.
Die geeignete Ausstattung für das Homeoffice
Das Homeoffice sollte alle Anforderungen an den Job und die damit verbundenen Tätigkeiten erfüllen. Deswegen ist es so wichtig, dass die passende technische Ausrüstung zur Verfügung steht. Gleichzeitig sollte sich der Arbeitnehmer Gedanken um seine Gesundheit machen und bei der Auswahl der Möbel nicht nur auf Komfort, sondern auch auf Ergonomie achten. Da sich das Homeoffice aber in den eigenen vier Wänden befindet, spielt häufig sogar die Optik eine wichtige Rolle. Schließlich möchte sich der Arbeitnehmer in seiner Wohnung nach wie vor wie zu Hause und nicht wie in einem Büro fühlen.
Ein ergonomischer Stuhl, ein höhenverstellbarer Schreibtisch und ausreichend Licht können für konzentriertes und produktives Arbeiten im Homeoffice sorgen.
Die passende technische Ausstattung
Üblicherweise wird für die Arbeit im Homeoffice ein Computer benötigt. Laptops haben den Nachteil, dass sich der Bildschirm so weit unten befindet, dass man immer nach unten schauen muss. Dadurch steigt die Gefahr, dass es zu unangenehmen Verspannungen kommt. Besser ist ein Bildschirm auf Augenhöhe. Der lässt sich beispielsweise in Kombination mit einem Desktop-PC und Tastatur und Maus realisieren. Wer von seinem Arbeitgeber einen Laptop gestellt bekommt, kann diesen ebenfalls an einen Bildschirm anschließen, der auf der richtigen Arbeitshöhe ist. Alternativ kann er auf einen Laptop-Ständer gestellt werden. Dann ist aber eine zusätzliche Tastatur notwendig. Um Schmerzen in den Händen und Handgelenken zu vermeiden, sollten Tastatur und Maus ergonomisch sein.
Software-Lösungen für Datenübermittlung und Datensicherheit
Wer von zu Hause aus arbeitet, muss Daten über das Internet an seinen Arbeitgeber oder an die Mitarbeiter übermitteln. Das sollte auf möglichst sicherem Weg geschehen. Dafür kann zum Beispiel eine VPN-Verbindung genutzt werden. Auch eine Cloud, die das verschlüsselte Hochladen von Daten ermöglicht, kann eine Lösung sein. In der Regel stellt der Arbeitgeber die passende Software zur Verfügung. Er sollte seine Mitarbeiter entsprechend zum Thema Datenschutz aufklären und sicherstellen, dass die Datenschutz-Verordnung auch im Homeoffice eingehalten wird. Vor allem mit persönlichen Daten von Mitarbeitern und Kunden muss vorsichtig umgegangen werden.
Kamera und Mikrofon für Videotelefonie
Wer im Homeoffice arbeitet, muss in der Regel gelegentlich an Videotelefonaten teilnehmen. Dafür sollte eine Kamera zur Verfügung stehen. In vielen Laptops und Bildschirmen ist sie bereits integriert, sodass sie nicht separat gekauft werden muss. Auch Mikrofone sind meist standardmäßig in modernen Laptops verbaut. Sie können aber auch separat beziehungsweise in Kombination mit einem Headset erworben werden und bieten in vielen Fällen eine bessere Tonqualität.
Ergonomische Büromöbel besorgen
Wer im Homeoffice arbeiten kann, hat üblicherweise einen Bürojob und sitzt täglich viele Stunden. Das kann schnell zu Verspannungen führen und starke Schmerzen nach sich ziehen. Um dem vorzubeugen, sollten unbedingt ergonomische Büromöbel gekauft werden. Der Schreibtischstuhl sollte zur eigenen Körpergröße passen und verstellbar sein. Optimalerweise lassen sich sowohl die Rückenlehne als auch die Armlehnen und die Höhe des Stuhls anpassen. Gut geeignet ist außerdem ein verstellbarer Schreibtisch. Er kann auf die bevorzugte Sitzhöhe abgestimmt werden. Zudem bietet er sich an, um im Stehen zu arbeiten, sodass zwischen der sitzenden und der stehenden Position gewechselt werden kann.
Eine angenehme Atmosphäre schaffen
Damit Arbeitnehmer im Homeoffice konzentriert arbeiten können, sollte der Raum ein positives Arbeitsumfeld bieten. Das gelingt zum Beispiel durch den Einfall von Tageslicht sowie durch eine gute Raumakustik. Wenn es zu sehr hallt und man jedes Tippen oder Klicken mit dem Kugelschreiber hört, sollte mit Wohntextilien wie Vorhängen oder einem Teppich auf dem Boden entgegengewirkt werden. Sie schlucken Schall und lassen den Raum obendrein gemütlicher werden. Auch Grünpflanzen absorbieren Geräusche. Zugleich haben sie den Vorteil, dass sie die Luft filtern und im Sommer sogar für Verdunstungskälte sorgen. Helle Wandfarben wie Beige, Grün oder Blau schaffen ein freundliches Ambiente, wirken aber weniger kühl als reines Weiß.
Was muss der Arbeitgeber für das Homeoffice zur Verfügung stellen?
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die notwendigen technischen Arbeitsmittel zu besorgen. Dazu gehören etwa der Arbeitslaptop und das Headset. Auch wichtige Einrichtungsgegenstände wie der Schreibtisch und der Schreibtischstuhl müssen vom Arbeitgeber bezahlt werden. Häufig ist es natürlich so, dass solche Möbelstücke bereits vorhanden sind. In diesem Fall kann der Arbeitnehmer einen Aufwendungsanspruch gegenüber dem Arbeitgeber anmelden. Das gilt aber nur dann, wenn zu 100 Prozent im Homeoffice gearbeitet wird und im Betrieb kein weiterer Arbeitsplatz zur Verfügung steht.
Welche Kosten lassen sich steuerlich absetzen?
Wer im Homeoffice arbeitet, kann eine Pauschale nutzen. Pro Tag darf ein bestimmter Betrag abgesetzt werden. Allerdings ist das erst möglich, wenn die Werbungskostenpauschale überschritten wird. Ansonsten fallen die Kosten für das Homeoffice nämlich einfach darunter. Im Jahr 2024 liegt die Werbungskostenpauschale zum Beispiel bei 1.230 Euro. Wer mehr Werbungskosten hat, sollte sie einzeln angeben. Dann müssen natürlich auch die Belege gesammelt werden. Zusätzlich kann dann die Homeoffice-Pauschale angegeben werden. Für 2024 dürfen Arbeitnehmer sechs Euro pro Arbeitstag im Homeoffice ansetzen.
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