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Videokonferenz oder Bildtelefonie oder Webmeeting

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Definition, Erklärung

Videokonferenzen ermöglichen es, miteinander zu kommunizieren und sich zu „treffen“, ohne am gleichen Ort zu sein. Dabei werden in Echtzeit Bilder und Audiosignale zwischen mindestens 2 verschiedenen Standorten übertragen. Zusätzlich lassen sich auch Dateien transferieren. Im Gegensatz zum Telefonieren oder E-Mailen können sich dabei die Gesprächspartner auch sehen. Videokonferenzen lassen sich mit 2 und mehr Gesprächspartnern durchführen. Bei 2 Personen spricht man von Bildtelefonie.

Während es vor einigen Jahren noch notwendig war, für Videokonferenzen ganze Räume dafür auszustatten, genügt mittlerweile eine relativ billige Infrastruktur am Arbeitsplatz. Weiterhin gibt es auch die klassische Videokonferenz mit speziellen Videokonferenzendgeräten oder Raumsystemen.

Infrastruktur:

  • PC mit DSL-Anschluss
  • Kamera (Webcam) und Mikrofon als Eingabegeräte
  • Bildschirm und Lautsprecher als Ausgabegeräte
  • Mikrofon und Lautsprecher können als Headset kombiniert werden
  • Videokonferenz-Anbieter oder
  • Videokonferenz-Software

Verwendungsmöglichkeiten einer Videokonferenz:

  • Projektgespräche
  • Regelmäßige Meetings, die v.a. der gegenseitigen Information dienen
  • Schulungen und Trainings
  • Veranstaltungen (Betriebsversammlungen, Infoveranstalungen) über mehrere Standorte
  • Unterstützung von Online-Lernmodulen, z.B. virtuelle Sprechstunden oder Chats der Lernenden

Vorteile:

  • Alternative zu Geschäftsreisen
    • Spart Zeit, v.a. Reisezeit
    • Schont die Umwelt
    • Spart Geld
    • ist in der Regel effektiver, da Vorbereitung nötig
    • Diszipliniert bei Kommunikation
    • unabhängig von Flugverboten oder Streiks
  • Standortübergreifende Kommunikation
  • Geeignet für Schulungen und zum Lernen
  • Einbindung von Gesprächspartnern, die evt. ansonsten nicht möglich wäre (Terminprobleme, Behinderte) oder zu teuer
  • Konferenzen sind am eigenen Schreibtisch möglich, d.h. kein eigener Raum erforderlich und benötigte Unterlagen stehen sofort zur Verfügung

Nachteile:

  • Qualität von Face-to-face-Situationen wird nicht erreicht
  • Arbeitnehmer reisen häufig aus verschiedenen Gründen gerne (Image, verbundene Zusatzleistungen wie Meilenkonto, Spesenabrechnungen)
  • Vorbehalte gegen Technik
  • Hohe Disziplin bei Kommunikation nötig
  • Andere Führungsprinzipien werden verlangt
  • Sozialer Small Talk kaum möglich

Zu unterscheiden von der Videokonferenz ist eine Telefonkonferenz, die über das Internet erfolgt, die sogenannte unechte Videokonferenz, Webcast oder Webinar. Dafür wird lediglich ein Telefon und ein Internetanschluss benötigt. Ein Verantwortlicher lädt per e-mail zur Webkonferenz ein. Die Teilnehmer schalten sich dann in diese Telefonkonferenz ein.

Tipps, Checkliste

  • Um eine gute Kommunikation per Videokonferenz zu gewährleisten, sollten Sie auf eine gute Qualität der Komponenten achten. Es macht keinen Spaß, wenn das Gegenüber auf dem Bildschirm nicht zu erkennen ist, der Ton verzerrt ist, die nonverbale mit der verbalen Kommunikation nicht übereinstimmt oder ein Hallo-Effekt auftritt
  • Auch bei Videokonferenzen sollten nur die unbdingt notwendigen Personen teilnehmen
  • Begrenzen Sie die Dauer auf maximal 90 Minuten. Danach lässt die Konzentration nach
  • Störquellen beseitigen, d.h. Hintergrundgeräusche vermeiden, Handys ausschalten, keine parallele e-Mail-Bearbeitung
  • Auf Auswahl der Kleidung achten. Karos sind für das Auge ermüdender als einfarbige, unauffällige Kleidung
  • Achten Sie darauf, dass alle Konferenzteilnehmer sichtbar sind
  • Reden Sie laut und deutlich
  • Moderieren Sie mithilfe eines Moderators und anhand einer Tagesordnung, die vorher jedem bekannt gemacht wurde
  • Setzen Sie Pausen ein, um die Zeitverzögerung auszugleichen
  • Vermeiden Sie, gleichzeitig zu reden
  • Witze kommen in einer online Videokonferenz meist nicht rüber
  • Konfliktreiche Gespräche und Verhandlungen sollten nichts übers Netz geführt werden. Hier eignen sich möglicherweise besser Geschäftsessen
  • Machen Sie sich vor einer online Videokonferenz mit der Technik vertraut
  • Es empfiehlt sich bei mehrmaligen Videokonferenzen mit den gleichen Teilnehmern zuvor ein persönliches Treffen zu organisieren. Wenn sich die Teilnehmer kennen, ist es in der Regel einfacher, miteinander über Videokonferenz miteinander zu kommunizieren
  • Halten Sie die Regeln für eine gute Präsentation und Kommunikation ein

Literatur

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