Homeoffice: Arbeitsplatz einrichten
Seit der Corona-Pandemie 2020 ermöglichen viele Unternehmen ihren Mitarbeitern die Arbeit im Homeoffice. Unternehmen benötigen weniger Büroräume und sparen Geld. Die Mitarbeiter sind häufig motivierter und erbringen eine bessere Leistung, da sie die Arbeit besser mit ihrer Familie und ihren persönlichen Interessen in Einklang bringen können. Für Angestelle wird es mittlerweile immer mehr zur Normalität. Damit das Homeoffice tatsächlich für beide Seiten profitabel ist, kommt es auf die richtige Gestaltung des Arbeitsplatzes an. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, verschiedene Dinge für das Homeoffice zur Verfügung zu stellen.
Gestaltung des Arbeitsplatzes im Homeoffice
Der Arbeitsplatz im Homeoffice muss ergonomisch gestaltet sein und die Anforderungen des Arbeitsschutzes erfüllen. Bevor das Homeoffice eingerichtet wird, sollte der Arbeitgeber im Rahmen einer Wohnungsbegehung eine Gefährdungsbeurteilung vornehmen. Die Wohnungsbegehung kann durch eine Fachkraft für Arbeitssicherheit oder den Betriebsarzt erfolgen. Ist eine Wohnungsbegehung nicht möglich, kann der Arbeitgeber den Mitarbeiter über mögliche Gefahren befragen. Aufgrund der Ergebnisse der Gefährdungsbeurteilung entscheidet er, ob der Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten kann.
Ein ergonomischer Arbeitsplatz mit ausreichend Licht und Stauraum ist das A und O für ein produktives Homeoffice.
Die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) regelt, wie der Arbeitsplatz beschaffen sein sollte. Bei der Arbeitsplatzgestaltung muss der Arbeitgeber die folgenden Aspekte beachten:
- Sehabstand zum Bildschirm sollte 50 bis 70 Zentimeter betragen
- keine Spiegelung durch Fenster und Lichtquellen
- Tageslicht sollte von der Seite einfallen
- Arbeitstisch sollte in der Höhe so eingestellt werden, dass die Oberarme mit den Unterarmen und die Oberschenkel mit den Unterschenkeln einen rechten Winkel bilden
- Arbeitsstuhl sollte ergonomisch gestaltet sein mit Armlehnen und unterstützender Rückenlehne
Für eine angenehme und ungestörte Arbeitsatmosphäre eignet sich am besten ein Arbeitszimmer. Ein Teppich absorbiert Lärm und ist leicht wärmedämmend.
Wie wird das Homeoffice eingerichtet?
Wer ein Haus baut und ein Arbeitszimmer für das Homeoffice plant, sollte darauf achten, dass genügend Tageslicht ins Zimmer gelangt. Im Idealfall fällt das Licht von der Seite ein. Für wechselnde Arbeitshaltungen und Bewegungen ist genügend Freiraum zu berücksichtigen. Das Homeoffice sollte so eingerichtet sein, dass der Mitarbeiter von seinem Arbeitsplatz häufiger aufstehen und auch Arbeiten im Stehen verrichten kann. Zur Mindestausstattung gehören ein Schreibtisch und ein Schreibtischstuhl.
Die Arbeitsfläche des Schreibtisches sollte, wenn nur sporadisch im Homeoffice gearbeitet wird, mindestens 800 x 800 Zentimeter groß sein. Wird häufiger im Homeoffice gearbeitet, ist eine Arbeitsfläche in der Größe von mindestens 1.200 x 800 Zentimetern sinnvoll. Für das Homeoffice wird eine Raumgröße von mindestens zehn Quadratmetern empfohlen.
Für das Homeoffice sind neben einem ergonomischen Bürostuhl und einem höhenverstellbaren Schreibtisch noch weitere Dinge wichtig:
- Ablagemöglichkeiten wie Schränke oder Rollcontainer
- PC mit Tastatur und Maus
- Bildschirm, der mindestens eine Größe von 22 Zoll haben sollte
- Drucker mit Scan-Funktion
- ausreichende Beleuchtung; neben Tageslicht auch Deckenbeleuchtung und Schreibtischlampe
Beim Notebook-Gebrauch kann noch ein Notebookständer oder eine Dockingstation hilfreich sein. Für Konferenzen wird ein Headset benötigt. In jedem Fall sind genügend Anschlüsse für Strom, Telefon und Internet erforderlich.
Tipp: Damit das Licht von der Seite einfällt, sollte der Schreibtisch seitlich zum Fenster stehen. Linkshänder stellen ihn links, Rechtshänder rechts neben das Fenster. So werden bei handschriftlichen Arbeiten keine störenden Schatten geworfen.
Was muss der Arbeitgeber im Homeoffice zur Verfügung stellen?
Arbeitnehmer, die im Homeoffice arbeiten, müssen nicht selbst die Ausstattung bezahlen. Der Arbeitgeber muss die Einrichtung bezahlen und so wählen, dass nicht die Gefahr gesundheitlicher Schäden des Mitarbeiters besteht. Die Bestimmungen des Arbeitsschutzes müssen eingehalten werden. Das Mobiliar, zu dem ein höhenverstellbarer Schreibtisch und ein ergonomischer Bürostuhl gehören, muss vom Arbeitgeber gestellt werden. Ist bereits ein Arbeitszimmer mit dem entsprechenden Mobiliar vorhanden, kann es der Arbeitnehmer in Absprache mit dem Arbeitgeber nutzen. Kauft der Arbeitnehmer die Einrichtung für das Homeoffice selbst, muss der Arbeitgeber einen Zuschuss zahlen. Der Arbeitgeber muss jedoch dafür sorgen, dass die Bedingungen für die Arbeit zu Hause gewährleistet sind.
Neben dem Mobiliar muss der Arbeitgeber dem Mitarbeiter im Homeoffice die technischen Geräte zur Verfügung stellen. Auch wenn der Mitarbeiter einen PC oder ein Notebook besitzt, ist er nicht verpflichtet, diese Geräte beruflich zu nutzen. Der Arbeitgeber stellt auch die erforderliche Software zur Verfügung. Er sollte dem Mitarbeiter auch ein Smartphone und gegebenenfalls ein Headset bereitstellen. Auch Verbrauchsmaterial wie Papier und Druckerpatronen muss der Arbeitgeber bezahlen. Die Kosten für die Wartung und Pflege der technischen Geräte muss ebenfalls der Arbeitgeber tragen.
Grundsätzlich gilt für das Homeoffice, dass dem Arbeitnehmer keine zusätzlichen Kosten entstehen dürfen. Für Miete, Strom und Internet kann der Arbeitgeber mit dem Arbeitnehmer eine Pauschale vereinbaren.
Was kann von der Steuer abgesetzt werden?
Stellt der Arbeitgeber die Einrichtung für das Homeoffice und trägt er dafür die Kosten, kann der Arbeitnehmer die Einrichtung nicht steuerlich absetzen. Um Kosten für das Homeoffice steuerlich abzusetzen, gelten strenge Auflagen. Wird das Arbeitszimmer zu 100 Prozent für die berufliche Tätigkeit genutzt, kann es der Mitarbeiter vollständig steuerlich absetzen. Sobald es auch für private Zwecke genutzt wird und sich beispielsweise ein Fernseher oder ein Sofa darin befindet, ist es nicht mehr steuerlich absetzbar.
Für das Homeoffice kann eine Jahrespauschale von 1.260 Euro als Werbungskosten geltend gemacht werden, wenn der Raum ausschließlich beruflich genutzt wird.
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