Geschäfts- oder Dienstreise – das sollten Sie beachten
Nicht alle Aufgaben lassen sich am zugewiesenen Arbeitsplatz erledigen. Gelegentlich müssen Angestellte eine Reise in eine andere Stadt oder gar ins Ausland auf sich nehmen. In diesem Fall spricht man von einer Geschäfts- oder einer Dienstreise. Arbeitnehmer sollten ihre Rechte kennen und wissen, was alles zur Arbeitszeit zählt und was für den Erhalt von Spesen notwendig ist.
Der Arbeitgeber ist wiederum verpflichtet, sich auch während der Zeit der Geschäftsreise an die geltenden gesetzlichen Regelungen zu halten und den Arbeitnehmern die Spesen zu erstatten.
Was ist der Unterschied zwischen einer Geschäftsreise und einer Dienstreise?
Der Begriff Geschäftsreise wird in der Regel in der Privatwirtschaft verwendet und trifft auf zahlreiche Angestellte zu. Auch Selbstständige sprechen meist von einer Geschäftsreise. Wer im öffentlichen Dienst beschäftigt ist, tritt hingegen eine Dienstreise an. Abgesehen davon ist mit beiden Begriffen aber das Gleiche gemeint.
Für die Erreichung beruflicher Ziele unternimmt ein Mitarbeiter eine Dienstreise außerhalb seines gewohnten Arbeitsortes.
Der Reisende begibt sich auf Weisung seines Arbeitgebers zu einem anderen Ort, um dort seiner Arbeit nachzugehen. Normale Auswärtstermine sind davon aber ausgeschlossen. Von einer Geschäfts- oder Dienstreise kann erst die Rede sein, wenn mindestens acht Arbeitsstunden darauf verwendet werden. Überdies kann eine Geschäftsreise natürlich auch mehrere Tage dauern.
Welche Gründe können eine Geschäfts- oder Dienstreise veranlassen?
Es gibt direkt mehrere Gründe, aus denen es notwendig werden kann, dass der Arbeitnehmer seinen Arbeitsplatz verlässt. Dazu gehören unter anderem diese:
- Besuch beim Kunden vor Ort
- persönliches Treffen mit einem Geschäftspartner
- Teilnahme an einer Fachkonferenz
- Besuch einer Messe oder eines Branchenevents
- Vertragsverhandlungen und Vertragsabschlüsse
- Überwachung von Projekten
- Schulungen und Weiterbildungen
Geschäftsreisen helfen also bei der Kontaktpflege mit Kunden und Geschäftspartnern. Das persönliche Gespräch kann Vertrauen schaffen und beide Seiten einander näherbringen. Gleichzeitig eignen sich Geschäftsreisen, um Werbung für das eigene Unternehmen zu machen. Dafür sind Messen und Branchenevents hervorragend geeignet.
Wie wird die Arbeitszeit auf einer Geschäftsreise berechnet?
Genau wie im normalen Berufsleben zählen alle beruflich veranlassten Tätigkeiten zur Arbeitszeit. Sie sollten auch auf der Geschäfts- oder Dienstreise akribisch erfasst werden. Außerdem sollten die geltenden Höchststundenzahlen nicht überschritten werden. Üblicherweise sind bis zu acht Stunden pro Tag erlaubt. Gegebenenfalls sind bis zu zehn Stunden möglich. Die Überstunden müssen aber zeitnah ausgeglichen werden. Dem Arbeitnehmer stehen auch auf der Geschäftsreise Pausen- und Ruhezeiten zu. So ist es zum Beispiel verpflichtend, dass zwischen zwei Arbeitstagen mindestens elf Stunden liegen müssen. Die Geschäftsreise entbindet den Arbeitgeber nicht von der Einhaltung dieser Pflicht.
Gehört die Fahrtzeit zur Arbeitszeit?
Wenn die Fahrtzeit in die reguläre Arbeitszeit des Arbeitnehmers fällt, gilt sie auch als Fahrtzeit. Das trifft nicht nur auf das eigenständige Fahren im Dienstwagen, sondern auch auf Zugfahrten und Flüge zu. Etwas anders ist die Situation, wenn die Fahrzeiten außerhalb der regulären Arbeitszeiten liegen. Dann gelten diese Regeln:
- Wenn der Arbeitgeber anordnet, dass die Anreise selbstständig im Pkw vorgenommen werden muss, gilt die Fahrzeit als Arbeitszeit. Schließlich muss der Arbeitnehmer sich konzentrieren und auf den Straßenverkehr achten. Beifahrer können sich hingegen ausreichend erholen. Deswegen wird Ihnen die Fahrzeit nicht als Arbeitszeit angerechnet.
- Zudem wird die Fahrtzeit als Arbeitszeit gerechnet, wenn der Arbeitnehmer mit dem Zug oder Flugzeug anreist, während dieser Zeit aber arbeiten soll. Es kann zum Beispiel vorkommen, dass er eine Präsentation am Laptop vorbereiten oder mit Kunden telefonieren soll.
- Nur wenn der Arbeitnehmer nicht selbst fährt und auch nicht arbeiten muss, wird die Fahrtzeit nicht als Arbeitszeit gezählt.
Übrigens ist es unerheblich, ob die Fahrt an einem Werktag oder einem Sonntag stattfindet. Auch wenn sie sonntags getätigt wird und sich der Arbeitnehmer während der Fahrt ausreichend erholen kann, zählt sie nicht zur Arbeitszeit.
Wie sieht es mit den Übernachtungen aus?
Bei mehrtägigen Geschäfts- oder Dienstreisen stellen sich Arbeitnehmer häufig die Frage, ob auch Übernachtungen zur Arbeitszeit zählen. Das ist tatsächlich nicht der Fall. Wie bereits erwähnt, dürfen Angestellte auch auf Dienstreise maximal zehn Stunden am Tag arbeiten. Anschließend haben Sie ein Anrecht auf eine Ruhezeit. Die können Sie im Hotel oder in Ihrer Unterkunft wahrnehmen. Zudem haben Sie genauso wie im normalen Arbeitsalltag auf Geschäftsreisen die Möglichkeit, Ihre Freizeit nach Ihren Wünschen und Vorstellungen zu gestalten. Sie können die freie Zeit nutzen, um ins Restaurant oder in eine Bar zu gehen, Sport zu treiben, ein Museum zu besuchen und vieles mehr.
Wie werden Spesen abgerechnet?
Auf Geschäftsreisen fallen für Arbeitnehmer oft Mehrkosten für die Verpflegung an. Sie müssen sich im Hotel etwas zu essen holen, ins Restaurant gehen oder teure To-Go-Produkte kaufen. Um diese Kosten zu decken, können Sie beim Arbeitgeber Spesen einfordern. Dazu müssen alle Belege während der Geschäftsreise gesammelt und anschließend eingereicht werden. Natürlich bekommen Sie nicht die Gesamtkosten erstattet, sondern nur einen pauschalen Spesensatz. Schließlich ist davon auszugehen, dass Sie auch zu Hause Ausgaben für Ihre Verpflegung gehabt hätten, nur dass diese deutlich niedriger gewesen wären. Ohne die Spesenabrechnung, also das Einreichen der Belege, muss der Arbeitgeber keine Spesen erstatten.
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