Dienstplan – das müssen Arbeitgeber beachten

Mithilfe des Dienstplans können Arbeitgeber die Arbeitszeiten ihrer Angestellten einteilen. Das ist insbesondere in Betrieben mit Schichtarbeit von Vorteil, da dort häufig zwischen verschiedenen Schichten gewechselt wird. Selbstverständlich müssen alle gesetzlichen Vorgaben zur Erstellung eines Dienstplans erfüllt werden. Eine große Rolle spielt dabei die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes.

Im folgenden Artikel gehen wir darüber hinaus darauf ein, was alles in einem Dienstplan stehen sollte, wie lange im Voraus er vorbereitet werden muss und ob er kurzfristig geändert werden darf.

Was sollte alles in einem Dienstplan stehen?

Ein vollständiger Dienstplan sollte eine Reihe von Informationen enthalten. Wichtig sind vor allem diese Daten:

• das Erstellungsdatum
• der Zeitraum, für den der Dienstplan gilt
• der betreffende Bereich des Betriebs
• Vor- und Nachname des betreffenden Mitarbeiters
• die Rolle des Mitarbeiters
• Beginn und Ende der Arbeitszeit
• die Unterschrift des Erstellers und des Vorgesetzten für den betreffenden Bereich

Ein gut strukturierter Dienstplan sorgt für eine transparente und effiziente Organisation der Arbeitsabläufe.

Optimalerweise sollte der Dienstplan so gestaltet sein, dass die Mitarbeiter ihn gut lesen können und sofort sehen, für welche Schicht sie eingeteilt sind. Der Plan sollte alle wesentlichen Informationen halten, dabei aber nicht gegen den Datenschutz verstoßen. Das bedeutet zum Beispiel, dass im Dienstplan keine detaillierten Gründe für das Ausfallen bestimmter Mitarbeiter genannt werden dürfen.

Unbedingt das Arbeitszeitgesetz berücksichtigen

Bei der Erstellung des Dienstplans müssen die Schichten so gelegt werden, dass das Arbeitszeitgesetz eingehalten wird. Grundsätzlich gilt, dass alle Mitarbeiter bis zu acht Stunden und in Ausnahmefällen bis zu zehn Stunden täglich arbeiten dürfen. Für längere Arbeitszeiten sind Sondergenehmigungen einzuholen. Außerdem müssen die vorgeschriebenen Pausenzeiten und die Ruhezeit zwischen zwei Schichten eingehalten werden. Sie beträgt mindestens elf Stunden.

Wenn Minderjährige im Betrieb beschäftigt sind, müssen Sonderregeln beachtet werden. Jugendliche dürfen beispielsweise nur in der Zeit von sechs bis 20 Uhr beschäftigt werden. Wenn sie Berufsschulunterricht haben, sind die Arbeitszeiten zudem stark eingeschränkt.

Wie lange im Voraus muss der Dienstplan stehen?

Tatsächlich gibt es für das Erstellen von Dienstplänen keine eigenen gesetzlichen Regelungen. Solange der Datenschutz und das Arbeitszeitgesetz befolgt werden, hat der Arbeitgeber relativ viele Freiheiten. Er muss allerdings auf die Belange seiner Angestellten Rücksicht nehmen und dementsprechend auch frühzeitig einen Dienstplan veröffentlichen. Dann haben die Mitarbeiter mehr Zeit, sich darauf einzustellen und ihr Privatleben entsprechend zu organisieren.

Überdies ist der Arbeitgeber laut § 12 des Teilzeit- und Befristungsgesetzes dazu verpflichtet, den Arbeitnehmer mindestens vier Tage im Voraus darüber zu informieren, wann seine Arbeitszeiten stattfinden werden. Spätestens dann muss auch der Dienstplan hängen. Um ein gutes Verhältnis mit den Mitarbeitern zu pflegen, sollten Arbeitgeber aber nicht so lange warten. Besser ist es, den Plan bereits einige Wochen im Voraus zu veröffentlichen.

Darf der Dienstplan kurzfristig geändert werden?

Wenn der Dienstplan einmal ausgehängt worden ist, kann er nicht einfach so geändert werden. Der Arbeitgeber ist genauso wie die Angestellten an die Einhaltung gebunden. Nur, wenn es triftige Gründe gibt, ist eine kurzfristige Änderung möglich. Erfolgt diese Änderung innerhalb der Vier-Tages-Frist vor dem betreffenden Arbeitstag, können Mitarbeiter sie ablehnen. Bei einer notfallmäßigen Änderung darf in vielen Fällen ebenfalls widersprochen werden. Ein Arzttermin wäre zum Beispiel ein guter Grund.

Eine Dienstplan Software kann die Einsatzplanung von Mitarbeitern optimieren und die Kommunikation verbessern.

Wie kann eine Dienstplan-Software helfen?

Das mühsame Erstellen des Dienstplans per Excel-Tabelle oder gar in handschriftlicher Form ist heutzutage zum Glück nicht mehr notwendig. Stattdessen verwenden viele Unternehmen spezielle Softwares und profitieren dabei von den folgenden Vorteilen:

• Bessere Übersicht: Dank der Software können personelle Ressourcen und offene Schichten einfacher überblickt werden. Auch das Einhalten von Pausen- und Ruhezeiten fällt mit einem digitalen Tool leichter.
• Digitale Bereitstellung: Mit einer Software kann der Dienstplan digital zur Verfügung gestellt und zum Beispiel über eine App geteilt werden. Die Mitarbeiter können so von überall darauf zugreifen.
• Reduzierung von Fehlern: Typische Fehler wie Doppelbesetzungen odernicht eingehaltene Pausenzeiten werden eher vermieden.
• Einbindung von Mitarbeitern: Bei manchen Software-Lösungen können die Angestellten Ihre Verfügbarkeiten selbst einstellen. Das erleichtert die Planung und sorgt dafür, dass die Bedürfnisse der Mitarbeiter besser berücksichtigt werden.
• DSGVO-konform: Ein gutes Dienstplan-Tool ist DSGVO-konform und berücksichtigt die geltenden Datenschutzregelungen.
• Erhöhte Effizienz: Mit einer Dienstplan-Software geht das Erstellen eines Dienstplans häufig schneller von der Hand. Das spart Zeit und Ressourcen und sorgt für mehr Effizienz im Personalmanagement.

Was sollten Arbeitgeber grundsätzlich bei der Erstellung des Dienstplans beachten?

Arbeitgeber sollten nicht nur die rechtlichen Regeln im Auge behalten, sondern auch die Interessen der Mitarbeiter bei der Planung abwägen. Die individuelle Lebenssituation der einzelnen Arbeitnehmer sollte berücksichtigt werden, dass sie eine bessere Work-Life-Balance realisieren können. Die führt wiederum zu zufriedeneren und ausgeglicheneren Mitarbeitern, die sich eher wohl im Unternehmen führen und seltener krank werden.

Auch von häufigen kurzfristigen Änderungen sollte möglichst abgesehen werden. Sonst haben die Mitarbeiter das Gefühl, dass kein Verlass auf den Arbeitgeber ist und sie müssen ständig befürchten, dass sich ihr Dienstplan ändert. Zusätzlich kann es sinnvoll sein, die Arbeitnehmer aktiv in die Planung einzubeziehen, ihre Wünsche im Rahmen der Möglichkeiten zu erfüllen.

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