Wichtige Aspekte eines Firmenhandys
Das Smartphone ist längst zum unverzichtbaren Begleiter im Alltag geworden. Auch im Berufsleben bieten die kompakten Multifunktionsgeräte zahlreiche Vorteile. Sie können damit Ihre Kunden anrufen, auf wichtige Unterlagen zugreifen oder auch von unterwegs an Video-Meetings teilnehmen. Spätestens wenn das Smartphone für die Ausübung Ihres Jobs unabdingbar wird, sollte Ihnen der Arbeitgeber ein entsprechendes Gerät zur Verfügung stellen. Je nach Vereinbarung dürfen Sie das auch privat nutzen.
Gibt es einen Anspruch auf ein Firmenhandy?
Bisher gibt es keine gesetzliche Grundlage, auf der Arbeitnehmer ein Firmenhandy einfordern können. Es liegt im Ermessen des Arbeitgebers, die Geräte zuzuteilen. Dabei kann er frei entscheiden, welcher seiner Angestellten eines erhält und welcher nicht.
Ein Firmenhandy ermöglicht Mitarbeitern mobile Kommunikation und Zugriff auf wichtige Geschäftsdaten.
Anders sieht es aus, wenn ein Arbeitnehmer im Homeoffice arbeitet. In diesem Fall ist der Arbeitgeber verpflichtet, alle notwendigen Arbeitsmittel zur Verfügung zu stellen. Wenn der Arbeitnehmer also regelmäßig telefonieren muss, kann ein Firmenhandy dazu gehören. Das ist aber nicht zwingend der Fall. Ein normales Telefon oder entsprechende Programme auf dem Laptop können ebenfalls Abhilfe schaffen.
Auch wenn eine Erreichbarkeit außerhalb der Arbeitszeiten gefordert ist, weil zum Beispiel Rufbereitschaft herrscht, kann ein Firmenhandy unentbehrlich werden. Aus dieser Situation kann sich also ein gesetzlicher Anspruch ergeben, der sonst eigentlich nicht besteht.
Hinweis: Werfen Sie einen Blick in Ihren Arbeits- oder Dienstvertrag. Gegebenenfalls lässt sich dadurch ein Anspruch auf ein Firmenhandy ableiten.
Wofür darf das Firmenhandy genutzt werden?
Grundsätzlich ist das Firmenhandy für berufliche Tätigkeiten gedacht. Sie können damit also mit Ihren Kunden, anderen Mitarbeitern und Vorgesetzten sprechen. Private Telefonate mit Freunden und Verwandten sind ohne weitere Vereinbarungen tabu. Wenn Sie das Handy trotzdem zu privaten Zwecken nutzen, kann das zu einer Abmahnung und anschließend zu einer Kündigung führen.
Wann ist die private Nutzung erlaubt?
Häufig gestehen die Arbeitgeber Ihren Arbeitnehmern den privaten Gebrauch in einem angemessenen Rahmen zu. Der Umfang und die Art der erlaubten Nutzung sollten so klar wie möglich im Arbeitsvertrag festgehalten werden, sodass es nicht zu Missverständnissen kommt. Wenn es keine vertragliche Regelung gibt, herrscht oft Unklarheit auf beiden Seiten. Häufig verwenden die Mitarbeiter das Firmenhandy in solchen Fällen gelegentlich privat, was vom Arbeitgeber dann entweder geduldet oder abgemahnt wird. Kommt es nicht zu einer Abmahnung und auch sonst zu keiner mündlichen Zurechtweisung, kann von einer stillschweigenden Duldung ausgegangen werden. Sie gilt allerdings nur, wenn der Arbeitgeber Kenntnis von der privaten Nutzung hat.
Diese Regeln muss der Arbeitgeber befolgen
Auch der Arbeitgeber muss sich an geltende Regeln und Gesetze halten. So darf er nicht einfach über das Firmenhandy den Standort seiner Mitarbeiter ermitteln. Dafür muss er sich erst einmal eine Erlaubnis bei der betreffenden Person einholen, die diese natürlich ablehnen kann. Wenn er der privaten Nutzung zugestimmt hat, ist es ihm außerdem nicht gestattet, private Gespräche mitzuhören oder gar aufzunehmen.
Wer ist für den Datenschutz zuständig?
Der Arbeitgeber ist zur Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verpflichtet. Er muss sicherstellen, dass alle personenbezogenen Daten mit Bezug zur Firma entsprechend gesichert und gespeichert werden. Wenn er die private Nutzung erlaubt, sollte er zudem den persönlichen Datenschutz des Mitarbeiters berücksichtigen.
Wann darf das Diensthandy ausgeschaltet werden?
Arbeitnehmer sind auch mit Firmenhandy nicht dazu verpflichtet, 24 Stunden am Tag erreichbar zu sein. Während der regulären Arbeitszeiten sollte das Handy angeschaltet sein. Nach Feierabend kann es aber bedenkenlos ausgemacht werden. Das Gleiche gilt im Urlaub oder bei einer Erkrankung. Anders sieht es lediglich bei Personen im Bereitschaftsdienst aus.
Muss das Firmenhandy versteuert werden?
Die private Nutzung von Arbeitsmitteln kann schnell zu einem geldwerten Vorteil führen. Das ist zum Beispiel bei einem Firmenwagen der Fall. Der Arbeitnehmer muss den Privatanteil dann in der Steuererklärung geltend machen und mehr Einkommenssteuer entrichten. Auf das Firmenhandy trifft das hingegen nicht zu. Sie müssen es also nicht als Sachbezug versteuern.
Wer haftet für Schäden?
Wenn das Firmenhandy beschädigt wird, haftet zunächst der Eigentümer. Das ist in diesem Fall der Arbeitgeber. Bei grober Fahrlässigkeit kann aber auch der Arbeitnehmer belangt werden. Hierbei geht es nicht allein um den Sachwert des Gerätes, sondern auch um sensible Daten, die sich darauf befinden. Wenn es zum Verlust des Firmenhandys kommt und wichtige firmeninterne Informationen in die falschen Hände geraten, kann das also auch für den Arbeitnehmer Folgen haben. Hier muss aber immer der Einzelfall betrachtet werden.
Private Nutzung – sinnvoll, oder nicht?
Viele Arbeitnehmer freuen sich, wenn Sie das Firmenhandy auch für private Angelegenheiten verwenden können. Schließlich sparen sie sich so die Anschaffung eines teuren Smartphones und müssen nicht ständig zwischen zwei Geräten wechseln.
Allerdings verschwimmen Berufliches und Privates auf diese Weise noch stärker miteinander. Um beides besser trennen zu können, sollten Sie sich zumindest für eine Dual-SIM-Lösung entscheiden und für den Arbeitsalltag und für Ihre Freizeit jeweils verschiedene Mobilfunkkarten verwenden.
Wenn Sie sich ein separates Gerät für den privaten Gebrauch besorgen, müssen Sie sich weniger Gedanken um Beschädigungen oder den Verlust des Firmenhandys machen. Sie können es in der Freizeit einfach zu Hause oder sogar im Büro liegen lassen und gehen so keine unnötigen Risiken ein.
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