Der erste Auftrag ist da: So richten Berufseinsteiger ihre digitale Abrechnung ein

Der erste bezahlte Auftrag ist für viele ein echter Meilenstein im Berufseinstieg. Kaum ist die Arbeit erledigt, folgt allerdings schon der nächste Schritt, nämlich die Abrechnung. Und genau diesen Bereich unterschätzen Einsteiger ziemlich häufig.

Seit Januar 2025 gelten für Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland ohnehin neue Vorgaben, die auch nebenberuflich Selbstständige und Freiberufler betreffen. Ein von Beginn an digital aufgesetzter Ablauf erspart später den recht aufwendigen Umbau.

Was gehört auf die erste Rechnung?

Eine Rechnung ist zunächst einmal ein steuerliches Dokument mit festen Pflichtangaben nach § 14 Umsatzsteuergesetz. Fehlt davon auch nur eine einzige, verliert der Kunde unter Umständen den Vorsteuerabzug und fordert dann prompt eine Korrektur an.

Die digitale Abrechnung ermöglicht Berufseinsteigern eine einfache und papierlose Verwaltung von Rechnungen.

Diese Angaben gehören deshalb auf jedes Dokument:

• vollständiger Name und vollständige Anschrift beider Vertragsparteien
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Rechnungsdatum sowie eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
• Menge und Art der Leistung mit dem Zeitpunkt der Leistungserbringung
• Nettobetrag, angewandter Steuersatz und ausgewiesener Steuerbetrag
• Zahlungsziel und Bankverbindung

Für die Rechnungsnummer empfiehlt sich übrigens ein möglichst einfaches System aus Jahr und laufender Zahl, etwa 2026-001. Lücken in der Reihenfolge fallen bei einer Prüfung nämlich schnell auf und führen fast immer zu Rückfragen.

Warum reicht eine PDF-Rechnung nicht mehr aus?

Seit dem 1. Januar 2025 gilt als E-Rechnung nur noch ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. Eine schlicht aus Word erzeugte PDF-Datei erfüllt diese Anforderung nicht und zählt seither als sonstige Rechnung. Verbreitet sind vor allem zwei Formate.

Die XRechnung besteht aus reinem XML und wird in erster Linie von Behörden verlangt. ZUGFeRD verbindet dagegen eine lesbare PDF-Datei mit eingebetteten Daten und hat sich im Geschäft zwischen Unternehmen längst durchgesetzt.

Eine kurze Übersicht dazu, welches Format zu welchem Empfänger passt, erleichtert die Auswahl allerdings erheblich. Unabhängig vom eigenen Versand gilt außerdem bereits jetzt eine Empfangspflicht. Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen annehmen können, wobei ein ganz gewöhnliches E-Mail-Postfach dafür schon genügt. Zum Anzeigen einer XML-Datei eignet sich dann ein kostenloser Viewer der Steuerverwaltung.

Ab wann wird der Versand zur Pflicht?

Die Versandpflicht kommt gestaffelt und trifft damit längst nicht alle zum selben Zeitpunkt. Der eigene Umsatz im Vorjahr entscheidet nämlich darüber, wie lange die Übergangsregelung überhaupt noch trägt.

• bis Ende 2026 dürfen alle Rechnungssteller weiterhin Papier verwenden, eine PDF-Datei nur mit Zustimmung des Empfängers
• bis Ende 2027 gilt das ebenso bei einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro
• ab dem 1. Januar 2028 wird die E-Rechnung für inländische Geschäfte zwischen Unternehmen verbindlich

Ausgenommen bleiben ohnehin Kleinbeträge bis 250 Euro brutto, Fahrausweise und Leistungen von Kleinunternehmern. Rechnungen an Privatkunden fallen sowieso nicht unter die Regelung. Das Bundesfinanzministerium erläutert Ausnahmen und Übergangsfristen im Detail. Viele Auftraggeber fordern strukturierte Daten allerdings schon heute ein, weil ihre Buchhaltung ohnehin automatisch verarbeitet.

Infografik mit Hilfe von Claude erstellt

Welche Software passt zum Start?

Für den Einstieg genügt in aller Regel eine einfache Cloud-Lösung. Entscheidend ist dabei weniger der Funktionsumfang als vielmehr die Frage, ob die Anwendung die geforderten Formate beherrscht und später mit dem Auftragsvolumen mitwächst. Programme, mit denen sich E-Rechnungen rechtssicher versenden und empfangen lassen, decken den Pflichtteil immerhin schon ab.

Beim Vergleich helfen dann diese Punkte:

• Unterstützung von XRechnung und ZUGFeRD ab dem Profil EN 16931
• automatische Prüfung der Pflichtangaben vor dem Versand
• Export für die Steuerkanzlei, etwa über eine DATEV-Schnittstelle
• revisionssichere Ablage der Originaldateien
• Anbindung des Geschäftskontos für den Abgleich offener Posten

Wie bleiben Belege und Zahlungen im Griff?

Für Rechnungen gilt eine Aufbewahrungsfrist von immerhin acht Jahren. Bei einer E-Rechnung muss der strukturierte Teil dabei unverändert im Original erhalten bleiben. Ein Ausdruck ersetzt die Datei also nicht, ebenso wenig ein Bildschirmfoto. Eine feste Ordnerstruktur nach Jahr und Monat reicht für den Anfang völlig aus, solange die Dateien nachträglich unverändert bleiben.

Ebenso wichtig bleibt natürlich der Blick auf die Zahlungseingänge. Ein Zahlungsziel von 14 Tagen ist im Dienstleistungsgeschäft durchaus üblich, nach Ablauf tritt Verzug ein und eine schriftliche Erinnerung folgt.

In der Anfangsphase mit noch wenigen Kunden hängt die eigene Zahlungsfähigkeit an einzelnen Beträgen, weshalb ein wöchentlicher Abgleich schnell zur festen Routine gehört. Bei einem ohnehin geplanten Schritt in die Existenzgründung gehören die erwarteten Zahlungsziele außerdem in den Finanzteil des Businessplans.

Womit gelingt der Start in die digitale Abrechnung?

Die erste Rechnung prägt letztlich auch den Ton der Zusammenarbeit. Vollständige Pflichtangaben, ein passendes Format und eine nachvollziehbare Ablage wirken professionell und sparen im Alltag jede Menge Zeit.

Der Umstieg fällt zu Beginn ohnehin leichter als nach zwei Jahren gewachsener Tabellen, weil eben noch keine Altlasten mitwandern. Ein früh eingerichteter Ablauf trägt dann auch, wenn die Zahl der Aufträge steigt und die Übergangsfristen nach und nach auslaufen.

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