Das smarte Home-Office: Entwerfen, gestalten und effizienter arbeiten

Das Smart Homeoffice geht weit über den Schreibtisch im eigenen Zuhause hinaus. Modernste Technik sorgt für die Vernetzung des Heimarbeitsplatzes und schafft eine bestmögliche Flexibilität. Smarte Lösungen können auch für die ergonomische Ausrichtung des Büro-Arbeitsplatzes gefunden werden. Angestellte müssen für die meisten Lösungen nicht selbst in die Tasche greifen. Auch steuerlich bieten sich Vorteile.

Was ist ein Smart Homeoffice?

Ein Smart Homeoffice ist an die Möglichkeiten der Digitalisierung angelehnt und wächst mit ihnen. Wer erfolgreich und effizient im Home-Office arbeiten möchte, sollte zunächst die „smarten“ Voraussetzungen dazu schaffen.

Dank modernster Technik lassen sich Büroarbeitsplätze im eigenen Zuhause mit hochleistungsfähigen Rechnern, zentralen Servern oder innovativen Online-Cloud-Lösungen ausstatten. Smart Home steht allgemein für die Digitalisierung im eigenen Zuhause. Smart Office umfasst Möglichkeiten, mit intelligenten Anwendungen für eine moderne und effiziente Büroumgebung zu sorgen. Dies geschieht nicht selten auch durch die Vernetzung diverser Komponenten des Smart Home.

Was benötigt man für ein Smart Homeoffice?

Die grundlegende Voraussetzung für ein Smart Homeoffice ist ein entsprechender Raum, der zum Arbeitszimmer werden kann und damit eine ruhige und entspannte Arbeitsumgebung schafft.

Im Smart Homeoffice greifen verschiedene Komponenten ineinander. Verschiedene technische Komponenten bilden die Basis für die Erledigung der anstehenden Büroaufgaben und den Austausch mit dem Unternehmen.

Folgende Gerätschaften können ein Smart Homeoffice ausmachen:

• leistungsfähiger Rechner
• Drucker und Scanner (möglichst tragbar für den mobilen Gebrauch)
• schnurlose Headsets
• Smartphone

Auch die Lichtqualität kann letztlich die Arbeitsergebnisse beeinflussen. Es geht dabei nicht nur um die richtige Ausleuchtung des Arbeitsplatzes. Tatsächlich besitzt auch die Lichtfarbe Auswirkungen auf die Konzentrationsfähigkeit.

Tipp: Licht mit hohem Gelbanteil wird als angenehm empfunden, kann aber auch schnell ermüden. Daher eignet sich kaltweißes Licht besser für den smarten Arbeitsplatz.

Bei in das Smart Home eingebundenen Lampen lässt sich die Lichtfarbe häufig variieren. Es lassen sich in der Regel auch mehrere Leuchtmittel miteinander koppeln und bequem über die App steuern.

Welche Voraussetzungen müssen für das Smart Homeoffice gegeben sein?

Ein eigener Raum ist dem Schreibtisch im Wohnzimmer vorzuziehen. Im Smart Homeoffice sollten alle potenziellen Störquellen möglichst eliminiert werden. Moderne und in ihrer Form eher puristisch und reduziert wirkende Möbelstücke sind für den smarten Arbeitsplatz ideal. Den Mittelpunkt des Raumes bildet ein großer Schreibtisch, der möglichst in Fensternähe aufgestellt und mit einem bequemen, ergonomischen Stuhl gekoppelt wird.

Laptop entsprechend ausstatten

Wird das Smart Homeoffice nur gelegentlich genutzt, muss kein fest installierter Rechner zum Einsatz kommen. Ein Laptop ist vollkommen ausreichend, sollte jedoch mit der notwendigen Zusatzausstattung versehen werden.

Ein hochwertiger Monitor ist wichtig, um die Augen nicht zu überanstrengen.

Tipp: Wer hauptsächlich Texte schreibt und E-Mails liest, ist mit einem 24-Zoll-Bildschirm gut beraten. Aufwendige Bildbearbeitung oder die häufige Nutzung von Excel-Tabellen verlangen nach einer Mindestgröße von 30 Zoll.

Der Bildschirm sollte sich verstellen und der Sitzposition anpassen lassen. Eine Auflösung von 1.920 x 1.080 Pixeln gilt mittlerweile als Standard und sollte auch im Smart Homeoffice nicht unterschritten werden.

Smarte Notiz-Tools nutzen

In vielen Büros gehört das Aufstellen von Flip-Charts zum Alltag. Die überdimensionalen Notizblöcke können nicht als smarte Lösung betrachtet werden und sind auf lange Sicht unnötig teuer und kaum nachhaltig.

Digitale Flip-Charts für das Smart Homeoffice sind auf dem Vormarsch. Von Vorteil sind Modelle, die über eine App direkt mit dem Smartphone gekoppelt werden können. Werden die Inhalte nicht auf Papier notiert, sondern digital gespeichert, lassen sie sich einfach per E-Mail an Kollegen verschicken und in einer Cloud ablegen.

Intelligente Technik revolutioniert den Arbeitsalltag

Im Smart Homeoffice laufen viele Prozesse vereinfachter, schneller und zielführender ab. Die Dame im Vorzimmer lässt sich zwar durch einen sprachgesteuerten digitalen Assistenten nicht vollständig ersetzen. Die smarte Technik kann dafür aber eine ganze Reihe an Aufgaben übernehmen.

Mit Alexa & Co. können die Steuerung der Heizung oder die Bedienung von Jalousien automatisch ablaufen. Mithilfe entsprechender Apps ist es möglich, Zeitschaltuhren zu programmieren und die automatisierten Funktionen logisch zu verknüpfen. Da sich viele Prozesse im Smart Homeoffice vereinfachen lassen, bleibt der Fokus auf die eigentliche Arbeit gerichtet.

Eine weitere Komponente im Smart Homeoffice sind Raumluftsensoren. Die Qualität der Luft kann großen Einfluss auf das eigene Befinden und damit die Produktivität am Arbeitsplatz haben. Lässt die Raumluftqualität nach, wird eine Benachrichtigung aufs Handy geschickt. Ein smarter Raumluftreiniger kann bei möglichen Defiziten sofort einschreiten.

Was bezahlt der Arbeitgeber?

Damit Arbeitgeber ihre Arbeitsschutzpflicht erfüllen, müssen bestimmte Pflichten und Vorgaben erfüllt sein. Deren Geltungsbereich bezieht sich auch auf die im Smart Homeoffice befindlichen Arbeitsplätze. Wichtig ist, die Grundsätze der Ergonomie nicht zu vernachlässigen und darauf zu achten, dass alle Arbeitsmittel, konkret, die technische Ausstattung, der Schreibtisch oder der Schreibtischstuhl, den entsprechenden Anforderungen entsprechen.

Der Arbeitgeber muss seinen Angestellten im Smart Homeoffice alle notwendigen Arbeitsmittel zur Verfügung stellen.

Hinweis: Der Arbeitgeber muss im Home-Office alle Kosten übernehmen, die notwendig sind, um die geforderte Arbeitsleistung zu erbringen.

Auch ein Laptop muss finanziert werden. Wer seinen eigenen Rechner verwenden möchte, muss dies mit seinem Arbeitgeber klären. Arbeitsmaterial muss dabei nicht zwingend dem neuesten Stand entsprechen. Auch das Mieten oder Leasen sind Optionen, die in diesem Fall greifen können. Hierbei besteht jedoch die Gefahr, dass es sich um ältere Gerätschaften und nicht unbedingt um smarte Lösungen handelt.

Bei einem fest eingerichteten Smart Homeoffice kommt der Arbeitgeber auch für die laufenden Kosten auf. Übernommen wird nur der Anteil, der auch wirklich auf die Arbeit abfällt. Daher wird bei den Kosten für Strom, Telefon und Internet in der Regel mit Pauschalen gearbeitet.

Was ist steuerlich absetzbar?

Mit der Einführung der Home-Office-Pauschale ist es möglich, für die Arbeit im Smart Homeoffice täglich sechs Euro geltend zu machen. Hochgerechnet auf 210 Tage lassen sich jährlich maximal 1.260 Euro abrechnen. Dabei müssen keine Belege und auch kein Arbeitszimmer zwingend nachgewiesen werden.

Wer regelmäßig im Smart Home Office arbeitet, kann die Kosten uneingeschränkt absetzen, muss dies aber durch entsprechende Belege und Rechnungen nachweisen. Wer ins Büro pendelt, kann von der Fahrtkosten-Pauschale Gebrauch machen.

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